Pssst… Daca vrei sa vezi cum se descurca contabilul tau, cere-i toate aceste date (chiar si numai in scop informativ, ca si cum ai vrea sa predai contabilitatea altcuiva) si fii pregatit de orice.

Am observat ca din pacate multi patroni nu prea stiu ce face contabilul lor, ce acte si registre intocmeste, ce declaratii depune, etc. Rezultatul? … Hai sa nu deschidem un alt subiect… In orice caz, multi nu stiu nici cum se face predarea contabilitatii, ce acte trebuiesc predate noului contabil / firmei de contabilitate. Asa cum am mentionat mai sus, urmeaza sa iti dam mura-n gura informatiile.

Sa inceapa mult asteptata lista:

A. Registrele:  Registrul inventar (insotit de dosarul ultimei inventarieri al partimoniului); Registrul jurnal; Registrul fiscal; Registrul de casa; Registrul de banca; Registrul numerelor de inventar (insotit de fisele mijloacelor fixe); Registrul notelor de compensare; etc. [cele aferente specificului activitatii societatii]

B. Declaratii si situatii financiare: Ultimul bilant si Ultima raportare semestriala, Ultima declaratie 010 privind vectorul fiscal, O fisa sintetica recenta si situatia depunerii declaratiilor de la administratia financiara; Ultimele declaratii depuse 100, 300, 394, 390, 112, intrastat,  declaratia de mediu, fisele fiscale, etc.; Ultimele acte de control de la administratia financiara si/sau alte autoritati; Dovada inscrierii in Registrul operatorilor intracomunitari; etc. [cele aferente specificului activitatii societatii]

C. Documente contabile: Balanta analitica si sintetica la 31.12 an precedent si cele din anul curent, Balantele analitice clienti si furnizori (sau situatii echivalenta); Balantele mijloacelor fixe; Balante de stocuri; Lista obiectelor de inventar in folosinta; Alte liste pentru detalierea soldului unor conturi care nu au create analitice; Statele de salarii pe ultimele 12 luni, copii contracte de munca; Lista Revisal; Decizia de nominalizare a persoanel care intocmeste si transmite Revisal; Decizia privind seriile si numerele de facturi, avize si chitante, etc.

D. Acte constituire in copie: Statut si Contract de societate sau Act constitutiv, Hotararea judecatoreasca, Certificat de inmatriculare, Dovada platitor de TVA, Acte aditionale si inscrieri de mentiuni, etc.

E. Arhiva electronica o copie: Declaratii electronice si recipise, Contabilitatea, Bilanturi, Declaratii, Fise sintetice de la administratia financiara, Alte situatii

De asemenea firma trebuie sa detina un Manual de politici si proceduri contabile, intocmit de specialisti pe domeniul economic, impreuna cu personalul tehnic din cadrul societatii si aprobat de conducerea societatii.

Stii ceva? Nu trebuie sa retii toate astea, nu trebuie sa le scrii, nu trebuie nici macar sa le printezi… Trebuie doar sa tii minte ca de la noi vei primi toate informatiile de care ai nevoie… uneori chiar mai multe, ca dam si sfaturi, propunem solutii din cand in cand, ca doar suntem oameni, nu suntem roboti programati sa faca doar contabilitate. Asadar te asteptam pentru o altfel de colaborare. Contacteaza-ne si vei fi placut surprins.

Am facut un studiu anul trecut in care i-am intrebat pe participanti ce anume ar fi important din punctul lor de vedere daca ar fi pusi in situatia sa angajeze un contabil. Raspunsul primit de cele mai multe ori a fost “experienta in domeniu“, urmat de “recomandarile altora” si de “incredere“.

Asta spune micul meu sondaj de opinie, dar nu m-am multumit doar cu atat, asadar am stat si am analizat problema. Sa presupunem ca eu, ca si individ, imi deschid o firma si caut un contabil, doresc sa angajez contabil. Nu stiu nimic, nici de ce am nevoie, nu stiu nici ce trebuie facut, nu ma pricep, sunt doar o persoana care are o idee si vrea s-o puna in practica, da? Bun… S-atunci ma gandesc ca o sa am nevoie de un contabil, dar nu orice contabil, trebuie sa aiba experienta, trebuie sa imi recomande cineva acel contabil si trebuie sa am incredere in contabilul respectiv. Corect? Cel putin asta ne sugereaza rezultatele acelui studiu/sondaj de opinie. Sa nu mai vorbim de faptul ca in cazul de fata sunt la inceput de drum, imi deschid firma noua si vreau contabil ieftin sau chiar sa reusesc sa ma inteleg cu cineva sa imi faca contabilitatea gratuit.

~ Strecor aici si oferta noastra speciala – 3 luni contabilitate gratuita pentru firme noi ~

Continuandu-mi ideea… Sa presupunem ca incep sa caut in motoarele de cautare si gasesc fel si fel de firme de contabilitate. De ce nu apelez totusi la ei? Pentru ca majoritatea firmelor nu pun accent pe comunicarea cu clientii lor, folosesc un limbaj inteles mai mult sau mai putin de ei, iar eu, clientul final, m-as lasa pe mana unora pe care nu-i inteleg, nu pricep ce vorbesc cu mine. Probabil si-ar face treaba, dar nu sunt convins ca le-ar pasa mi-ar intelege posibilele nevoi.

Sa vorbim de pret? Multe firme nici macar nu publica pretul serviciilor contabile, tarifele practicate. Da, desigur, depinde de la client la client, dar n-ar fi mai placut pentru posibilii clienti sa vada macar un fel de sablon in care s-ar putea incadra? Acesti pasi sunt importanti, parerea mea. Transparenta si comunicarea reflecta acea incredere de care au oamenii nevoie. Experienta au si alte firme, recomandari se pot primi, dar cu timpul, diferenta o face increderea – transparenta lucrarilor si comunicarea interpersonala.

Astea fiind zise, hai sa spun 2 vorbe si despre firma de contabilitate Sabrio Contabilitate. Ce incearca aceasta companie sa faca, pe langa faptul ca isi doreste sa atraga cat mai multi clienti? Hai s-o formulez putin altfel… Echipa este deschisa la schimbari si face tot posibilul sa inteleagaa clientii sai si sa le ofere solutii potrivite si informatii pe intelesul oricui. Lasand serviciile contabile, resursele umane si alte servicii la o parte – ca doar nu asta face diferenta in lumea de azi, zic eu – va fac un mic rezumat, ce cred eu ca face diferenta, de ce va incurajez sa ne contactati:

• disponibilitatea si in afara orelor de program
• gandirea – ajutam clientii nostri, nu doar lucram pentru ei
• corectitudinea – oferte ca oferte, dar chiar si fara ele tarifele / preturile sunt foarte mici
• flexibilitatea – ne adaptam la cerintele clientilor (chiar ne dam peste cap!)

Acestea fiind zise, speram ca va place abordarea noastra si va asteptam cu drag (si cu o cafea, desigur) la biroul nostru.

Stim ca va plac pozele mai mult decat vorbele, deci iata ce vrem sa va aratam. Va prezentam flyerele nostre tip carte de vizita:

Pana acum poate nimic special… titlul spune despre cine este vorba: Sabrio Contabilitate – e destul de logic faptul ca este vorba de o firma de contabilitate, nu? Putin mai jos ne prezentam si noi serviciile oferite intr-un mod mai placut din punct de vedere estetic si vizual:  servicii contabile, cenzonrat pentru asociatii si resurse umane. Am fi putut scrie mai multe si mai detaliate, dar stim bine ca suntem cu totii destul de grabiti, am zis sa nu va incarcam cu prea multe informatii irelevante. Jos de tot link catre site-ul nostru de contabilitate. Daca va intrebati de ce nu avem si un numar de telefon sau o persoana de contact, ei bine, nu a fost intentionat ca o carte de vizita, ci ca un flyer si am decis ca ar ocupa prea mult loc, mai bine intrati pe site si vedeti despre ce este vorba.

Iata si surpriza de pe spatele flyerului tip carte de vizita: 25 euro reducere care se cumuleaza cu ofertele de pe site! Da, ai auzit bine! Orice oferta avem, iti mai oferim inca 25 euro reducere (dar numai o singura data)! Mentionam faptul ca poti beneficia de 25 euro reducere doar pe baza flyerului. Bun… si intrebarea ta e, de unde faci rost de unul? Pai… le distribuim prin tot Bucurestiul, la evenimente, poate gasesti si in cutia ta postala… Ti se pare complicat? Vino la biroul nostru sau contacteaza-ne si iti dam noi flyere tip carte de vizita pentru tine si pentru cunostintele tale.

Te asteptam cu o cafea si cu un zambet! Hai, da o fuga sa stam de vorba. Daca nu poti sa vii la noi, suna-ne si venim noi la tine dupa programul de lucru.

Vrei sa deschizi o firma sau deja ti-ai deschis una? Cauti un contabil, vrei servicii contabile ieftine, apelezi la prieteni care poate se descurca cu un minim de cunostinte pana o sa iti permiti un contabil? Poate chiar esti dispus sa platesti de la inceput, desi stii ca te-ai descurca mult mai bine daca ai investi banii in firma ta si daca nu ti-ai bate capul cu toate actele si nimicurile care ti-ar manca timpul. Iti oferim o solutie!

Intelegandu-ti nevoia de a economisi cat mai mult in prima faza, iti oferim primele 3 luni de contabilitate gratuit, moca, fara niciun cost, gratis! Nu-i o gluma, e pe bune. Pentru acest ajutor iti cerem doar sa ne permiti sa ne ocupam de contabilitatea firmei tale si dupa cele 3 luni – cu preturi mici si corecte, cum s-au obisnuit deja clientii nostri actuali. Nu ne recuperam banii, nu asta e ideea celor 3 luni de prestari de servicii gratuite, pur si simplu am decis sa ajutam firmele care sunt la inceput de drum.

Hai sa intram si in detalii mai plictisitoare. Contractul se face pe 12 luni, din care primele 3 sunt gratuite. Daca te razgandesti intre timp, ceea ce noi speram ca nu se va intampla (ca doar suntem totusi niste oameni cumsecade), atunci va trebui sa platesti munca noastra pentru cele 3 luni de zile. Nu-ti ascundem nimic, ne intelegem la un pret corect pentru tine si afacerea ta (poti sa vezi aproximativ care-s preturile pentru serviciile noastre contabile, serviciile de resurse umane), dupa care te poti baza pe noi, vei fi in maini bune.

Ce mai astepti? Oferta este activa pe o perioada de timp nedeterminata, deci profita acum! Contacteaza-ne acum, chiar daca esti doar interesat pe viitor. Stiti voi, ne rezervam dreptul de a inchide aceasta oferta dupa ce nu vom mai face fata cerintelor.

Cateva exemple simple: trezitul de dimineata la o ora rezonabila, bautul unei cantitati suficiente apa pe zi, cititul, alergatul si multe altele. Unele dintre activitatile enumerate mai sus pentru unii sunt imposibil de facut. De ce? Ce nu este un neregula cu ei?

Nimic nu este in neregula, ei pur si simplu sunt obisnuiti sa se trezeasca tarziu, sa bea foarte putina apa, sa nu citeasca, sa nu alerge, etc. si este normal sa faca toate astea cu mare usurinta pentru ca asa s-au obisnuit. Faci cu usurinta lucurile pe care te-ai obisnuit sa le faci.

Daca vrei sa faci ceva altfel decat esti obisnuit, este foarte simplu, nu trebuie decat sa iti schimbi obiceiul. Dar este farte greu, vor spune multi. Poate ca nu este usor, necesita ceva exercitiu, dar perioada de schimbare de regula este de cel mult doua-patru saptamani.

Daca faci efortul sa te trezesti in fiecare zi la ora sase, vei constata ca dupa doua saptamani te obisnuiesti si trezitul nu va mai fi un efort. Dupa ce te obisnuiesti nimic nu mai este greu.

Orice ai vrea sa faci si ti se pare greu, trebuie doar sa repeti pana devine obisnuinta. Incepe cu lucruri mai simple, mai usoare (de exemplu sa nu reactionezi la observatii rautacioase), apoi poti trece la cele mai grele.

Oferta este pentru zece Asociatii de Proprietari, indiferent de numarul de servicii solicitate.

Valabil pana pe 15 aprilie 2012.

Analizeaza cu grija sectoarele I si III. E usor de crezut ca, daca un lucru e urgent, e neaparat important. Un mod rapid de a face diferenta intre aceste sectoare este sa-ti pui intrebarea daca activitatea urgenta contribuie la atingerea unui obiectiv important. Daca nu, probabil apartine sectorului III. [Eu mai fac si prin analiza consecintelor, punandu-mi intrebarea, ce se intampla daca nu fac asta? ]

Daca semeni cu majoritatea oamenilor cu care am lucrat, exista mari sanse sa-ti fi petrecut timpul cu preponderenta in sectoarele I si III. Si cu ce pret? Daca urgenta e cea care te conduce, care sunt lucrurile importante – poate chiar prioritatile numarul unu – care nu s-au bucurat de timpul si atentia ta?

Care este activitatea anume despre care stii ca daca ai face-o cu multa pricepere si consecventa, ar avea importante rezultate pozitive in viata ta personala?

Care este activitatea anume despre care stii ca daca ai face-o cu multa pricepere si consecventa, ar avea importante rezultate pozitive in cariera si viata ta profesionala?

Analizeaza in ce sector se incadreaza raspunsurile tale. Presupunem ca in sectorul II. Punand aceste intrebari la mii de persoane, s-a descoperit ca o mare parte dintre ele se invart in jurul a sapte activitati principale:

1.  Imbunatatirea comunicarii cu cei din jur
2.  O mai buna pregatire
3. Planificare si organizare mai buna
4. Mai multa grija de sine
5. Fructificare noilor oportunitati
6. Evolutie personala
7. Potential de actiune

Toate acestea se afla in sectorul II, sunt importante. Prin urmare de ce oamenii nu se ocupa de ele? De ce nu faci lucrurile pe care le-ai identificat raspunzand la intrebarile de mai sus?

Probabil pentru ca nu sunt urgente. Nu te preseaza. Nu actioneaza direct asupra ta. Tu esti cel care trebuie sa actionezi asupra lor.

Managementul timpului, sau cum sa ne stabilim prioritatile – Stephen R. Covey

Nu urgenta in sine este problema, problema este ca atunci cand urgenta devine factorul dominant din viata noastra, se pierde sensul importantei. Ceea ce ni se par prioritatile numarul unu sunt urgentele.

Dar sa privim matricea de administrare a timpului.

Sectorul I reprezinta lucruri care deopotriva sunt urgente si importante. Aici e sfera unde avem de a face cu cate un client furios, un termen scadent, unde reparam masina stricata, trecem printro operatie pe cord sau ajutam un copil care plange pentru ca s-a ranit. In acest sector avem nevoie de timp. Aici e locul unde organizam, producem, unde ne folosim experienta si ratiunea pentru a raspunde multitudinii de provocari. Daca l-am ignora, ar insemna sa ne ingropam de vii. Dar mai trebuie sa ne dam seama ca multe activitati importante devin urgente pentru ca le amanam sau nu ne ocupam suficient de prevenire si planificare.

Sectorul II cuprinde activitatile importante, fara a fi urgente. Este de fapt sectorul calitatii. Aici e locul unde ne facem planurile de perspectiva, anticipam si prevenim problemele, delegam sarcini, ne largim cunostintele si ne sporim abilitatile studiind si dezvoltandu-ne pe plan profesional, ne gandim cum sa ajutam un fiu sau o fiica rebela, ne pregatim pentru intruniri si prezentari importante sau ne adancim relatiile cu cei din jur, ascultandu-i cu atentie si sinceritate.

Sporindu-ne timpul petrecut in acest sector ne sporim abilitatea de a actiona. Ignorarea acestui sector duce la alimentarea si largirea sectorului I, si implicit la stres, epuizare, adancirea crizelor. Pe de alta parte, investind in acest sector, restrangem continutul sectorului I. Planificarea, pregatirea si prevenirea impiedica multe lucruri sa devina urgente.

Sectorul II nu actioneaza direct asupra noastra; noi suntem cei care trebuie sa actionam asupra lui. [Nu vom avea niciun semnal din exterior, nu vom fi avertizati, nu vom avea termene, etc.] Este sectorul conducerii personale.

Sectorul III poate fi numit un simulacru al sectorului I. El cuprinde lucruri care sunt urgente, fara a fi importante. Este sectorul amagirii. Zarva urgentei creaza impresia importantei. Dar activitatile in sine, daca sunt cumva importante, sunt importante pentru altcineva. Multe apeluri telefonce, sedinte sau oaspeti ocazionali intra in aceasta categorie. Pierdem o gramada de timp in sectorul III raspunzand asteptarilor [reale sau inchipuite, spre exemplu “ce vor zice despre mine daca …” este o asteptare inchipuita] si prioritatilor altora, inchipuindu-ne ca ne aflam in sectorul I.

Sectorul IV este rezervat activitatilor care nu sunt nici urgente, nici importante. Este sectorul irosirii [al invinsilor]. Fireste ca nu ar trebui sa ne aflam deloc acolo. Dar devenim atat de speriati de provocari dupa ce am trecut prin sectoarele I si III, incat “evadam” adesea in sectorul IV pentru a supravietui.

Ce fel de lucruri se gasesc in sectorul IV? Nu neaparat recreative, fiindca recreerea in sensul ei adevarat de re-creatie reprezinta o activitate pretioasa de sector II. Insa activitati precum lectura unor romane usurele de care nu ne mai putem desprinde, urmarirea unor emisiuni stupide sau barfele de la birou pot fi calificate ca factori de irosire a timpului. Sectorul IV nu inseamna supravietuire, ci decadere. Poate crea la inceput o senzatie agreabila, dar vom descoperi curand ca dincolo de asta nu se afla nimic.

Managementul timpului, sau cum sa ne stabilim prioritatile – Stephen R. Covey

Oferta este valabila pentru pachetele de servicii contabile Basic, Standard si Professional, precum si pentru toate pachetele de servicii de resurse umane.

Lista de caracteristici prezentata mai jos – fara a avea nicio legatura cu time managementul – este extrasa din literatura care se ocupa de recuperarea fostilor drogati. Se refera mai cu seama la dependenta de substante chimice, jocuri de noroc sau anumite elemente [si calculatorul]. Dar priviti cate similitudini exista:

• Creaza senzatii previzibile, sigure
• Devine punctul central, concentreaza toata atentia
• Elimina temporar suferinta si alte senzatii negative
• Asigura falsa senzatie de importanta, putere, control, securitate, implinire
• Exacerbeaza problemele si sentimentele pe care se presupune ca le vindeca
• Afecteaza sanatatea, duce la pierderea relatiilor cu cei din jur

Nu urgenta in sine este problema, problema este ca atunci cand urgenta devine factorul dominant din viata noastra, se pierde sensul importantei. Ceea ce ni se par prioritatile numarul unu sunt urgentele.

Managementul timpului, sau cum sa ne stabilim prioritatile – Stephen R. Covey